Вопросы и ответы

Общие вопросы

Какая дата в электронном счете-фактуре важна для учета?

Для продавца важна дата составления и выставления электронного счета-фактуры. Для того чтобы электронный счет-фактура считался выставленным, продавцу не нужно дожидаться от покупателя извещения о ее получении, достаточно только получить подтверждение оператора.

Для покупателя же важна дата получения счета-фактуры, по которой его нужно будет отнести к соответствующему налоговому периоду, и которая будет доказательством получения и отнесения счета-фактуры к налоговому периоду.

Какое количество сотрудников может работать в вашей системе? Что необходимо для оборудования их рабочих мест?

Ограничений по количеству сотрудников нет. Мы рекомендуем предоставлять доступ к работе в системе только тем сотрудникам, которые имеют полномочия для работы с документами.

Как нам вести книгу покупок\продаж и журнал полученных и выставленных счетов-фактур, если одни документы будут электронными, а другие - на бумаге?

Согласно постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 в книге покупок\продаж регистрируются все счета-фактуры: и бумажные, и электронные. Книги должны формироваться в учетной системе, так как там содержится информация о бумажных счетах-фактурах. Данные по электронным счетам-фактурам также должны быть в вашей учетной системе, загружаются они посредством интеграции или заносятся вручную. В этом случае процедура формирования книг не изменится.

Что делать в случае, если мы не можем отказаться от документов на бумаге (например, при грузовых перевозках)?

 Переход на защищенный электронный документооборот никоим образом не запрещает и не отменяет обмен документами на бумаге. В системе «АРГОС ЭДО» есть возможность формирования бумажных копий электронных аналогов. В этом случае электронную копию необходимо заверить подписью главного бухгалтера и печатью организации.  

Каким образом обеспечивается хранение отправленных и принятых электронных документов?

Оператор электронного документооборота «АРГОС» обеспечивает хранение отправленных и полученных электронных документов на сервере в электронном архиве. Доступ к этим документам имеет только владелец персонального ящика. Удобная система поиска и сортировки документов позволяет оптимизировать работу с архивами. При этом создавать бумажные копии таких документов совершенно необязательно.

Как быть в случаях, если наши контрагенты не используют СЭДО «АРГОС ЭДО»?

Для ваших контрагентов, не являющихся абонентами оператора электронного документооборота «АРГОС», мы предлагаем бесплатно зарегистрироваться в СЭДО «АРГОС ЭДО», что позволит им стать принимающей стороной, т.е. получать документы бесплатно — в любом объеме от пользователей Системы.

Для отправки документов необходимо, зарегистрировавшись в Системе, выбрать подходящий тарифный план и оплатить счет. После этого можно начинать работу — подписывать электронной подписью документы и обмениваться документацией с партнерами.

Есть ли роуминг между операторами ЭДО?

Да, компания Аргос имеет успешный опыт внедрения роуминга — межоператорского взаимодействия и постоянно развивает это направление. Подробнее узнать о состоянии роуминга с другими операторами ЭДО можно обратившись по телефону компании (812) 610-5-610

Какими документами можно обмениваться с партнерами — участниками системы защищенного электронного документооборота?

С помощью СЭДО «АРГОС ЭДО» можно обмениваться первичными и учетными бухгалтерскими документами, организационной и сопроводительной документацией.

Это могут быть: договоры, акты выполненных работ, платежные поручения, накладные, счета-фактуры, приходные ордера в электронном виде, а также приказы, распоряжения, доверенности, отчеты, информационные письма и т. п.

В системе электронного документооборота документы делятся на формализованные, имеющие утверждённый ФНС формат XML-файла и неформализованные — любые другие внутренние документы компании.

Электронные счета-фактуры

Можно ли выставить электронный счет-фактуру «задним числом»?

Составить счет-фактуру задним числом возможно, а выставить нет. Оператор электронного документооборота как независимая третья сторона фиксирует дату выставления электронного счета-фактуры в технологическом документе сопутствующем выставлению. Налоговая инспекция может запросить такие документы при проверке, как у участников электронного документооборота, так и у оператора.

Будет ли тарифицироваться, как отдельный документ, отправка корректировочного счета-фактуры?

Документооборот для электронного корректировочного счета-фактуры будет таким же, так как это самостоятельный документ. Тарифицируется также как и электронный счет-фактура.

Есть ли на сегодняшний день утвержденные формы электронных счетов-фактур?
Да, такие формы есть. Они утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 №1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость». Порядок применения изложен в письме Минфина России от 31.01.2012 № 03-07-15/11.
Если в отправленном электронном счете-фактуре обнаружены ошибки, каким образом можно внести в них исправления (уточнения, замена, отмена)?
В случае если покупатель обнаруживает неточности в выставленном счете-фактуре, он формирует в электронном виде уведомление об уточнении, что предусмотрено СЭДО «АРГОС ЭДО». Покупатель, приняв такое уведомление, вносит исправления и заново отправляет электронный счет-фактуру покупателю.
Как подписывать электронный счет-фактуру? Достаточно ли использование одной электронной подписи?
Да, одной электронной подписи достаточно. Оператор электронного документооборота направляет в ФНС список ключей ЭП, которые уполномочены подписывать электронные счета-фактуры.
Нужно ли дублировать электронные счета-фактуры документами на бумаге?
Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ «Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде». Таким образом, электронные счета-фактуры признаются «оригиналами» документов и могут быть выставлены только в электронном виде.

Законодательная база системы защищенного электронного документооборота

Разрешено ли законодательством обмениваться электронными счетами-фактурами?
23 мая 2012 года вступил в силу Приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде». Таким образом, полностью сформирована нормативная правовая база для обмена электронными счетами-фактурами, и такой обмен считается юридически значимым.
Какие документы предоставляются в суд?
В случаях судебных разбирательств по запросу суда проводится экспертная оценка пакета электронных документов, что является доказательством. Экспертной стороной в данном случае выступает удостоверяющий центр (любой).
Какие функции выполняет оператор электронного документооборота? Почему нельзя организовать защищенный электронный документооборот, например, по электронной почте?

В соответствии с Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 N 174н, электронные счета-фактуры обязательно должны передаваться через оператора электронного документооборота.

Основные функции оператора электронного документооборота: обеспечение юридической значимости электронного документооборота, привлечение контрагентов, техническая поддержка, согласования форматов документов и регламентов обмена с разными контрагентами, организация архива электронных документов, обеспечение безопасности при обмене документами, подтверждение фактов выставления или отправки электронных документов, составление актов технической экспертизы и т.п.  

Будут ли документы, подписанные с использованием электронной подписи и отправленные через Интернет, иметь юридическую силу?

 Все документы, отправляемые через СЭДО «АРГОС ЭДО», имеют юридическую силу, что обеспечивается следующими мерами:

  • сервис «АРГОС ЭДО» разработан в строгом соответствии с требованиями законодательства;

  • все документы подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП). Для формирования квалифицированной электронной подписи применяются только сертифицированные средства криптографической защиты информации, используются сертификаты, выданные доверенными Удостоверяющими центрами в соответствии с Регламентом оказания услуги. В СЭДО «АРГОС ЭДО» для подписания документов допустимо использование электронной подписи любых УЦ, включенных в перечень доверенных Удостоверяющих Центров ФНС РФ. Электронные подписи для электронных торгов также могут использоваться, но при условии, что в сертификате содержится достаточно полная информация о компании, на которую выдана подпись, в частности, ИНН.

  • СЭДО «АРГОС ЭДО» фиксирует подтверждениями моменты завершения всех этапов защищенного электронного документооборота (дату, время);

  • обмен электронными документами с применением квалифицированной электронной подписи осуществляется в строгом соответствии с соответствующими государственными нормативными актами

  • Все участники защищенного электронного документооборота присоединяются к Регламенту, который определяет применение электронной подписи под документами.

Напишите нам

* - Поля, обязательные для заполнения

ТЕХПОДДЕРЖКА

Вы можете обратиться в службу технической поддержки по телефонам (812) 610-5-610, (495), 640-88-98, либо отправить свой вопрос через форму обратной связи.

Режим работы службы технической поддержки:
пн-пт: с 9:30 до 18:00, сб-вс: выходные
*
*
* - Поля, обязательные для заполнения